Petite ou grande entreprise, chacun tente d’augmenter toujours plus sa productivité et sa rentabilité. Avec les récentes transformations digitales initiées par l’intelligence artificielle, de plus en plus d’entrepreneurs se tournent vers des processus automatisés. Une étude de Fortune Business Insights prédit une croissance annuelle composée de 12 % pour le marché de la BPA d’ici 2028. Autrement dit, il devrait passer de 16,48 milliards de dollars en 2024 à 37,84 milliards de dollars en 2032 (source). Quelles sont les tâches répétitives sur lesquelles vous pouvez adopter la BPA pour réduire vos coûts opérationnels ?
1. Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier (BPA) ?
L’automatisation des processus métier (Business Process Automation, ou BPA) consiste à déléguer les tâches manuelles récurrentes à un outil informatique. Il s’agit d’une composante de la gestion des processus métier (BPM, Business Process Management). Pour améliorer ces opérations quotidiennes, la BPA analyse, modélise et optimise les processus avant de lancer l’automatisation (source).
La BPA elle-même renferme plusieurs solutions pour gérer et automatiser vos workflows. Grâce à elles, vous libérez vos employés des tâches qui apportent peu de valeur à votre entreprise :
- La RPA (Robotic Process Automation) regroupe les logiciels robots (ou bots informatiques) capables d’effectuer des tâches répétitives. Ces actions restent simples et dictées par des règles précises, comme copier-coller des données dans un champ. Cependant, les robots peuvent agir sur plusieurs systèmes sans connexion nécessaire avec une base de données ou un API (interfaces de programmation d’application) (source). De plus, ils peuvent simuler des interactions utilisateur sans qu’il y ait besoin de modifier les systèmes existants, en utilisant par exemple des techniques d’émulation (source).
- La DPA (Digital Process Automation) prend en charge des processus plus longs et complexes que ne peut traiter la RPA. Son but est d’améliorer les flux de travail et, par ricochet, de satisfaire l’expérience du client.
- L’IPA (Intelligent Process Automation) consiste à enrichir la RPA avec de l’intelligence artificielle ou de l’apprentissage automatique (machine learning). Cette dernière compétence permet au logiciel d’apprendre par lui-même grâce à son analyse des flux de données, sans programmation préalable.
2. Quels sont les avantages de la BPA pour les entreprises ?
Selon une étude de Fortra, le coût du personnel dédié au service client peut représenter 71 % du coût total d’exploitation (source). C’est pourquoi l’automatisation des processus métiers dispose d’avantages considérables pour réduire vos coûts opérationnels.
Les atouts généraux de l’automatisation des processus métier
La simplification et l’automatisation des tâches augmentent l’efficacité de vos équipes. Ces dernières deviennent plus flexibles et plus fiables car les règles préétablies pour les workflows diminuent le risque d’erreurs de saisie. L’analyse des KPI (indicateurs clés de performance) vous permet d’identifier rapidement les risques et de prendre les bonnes décisions qui s’imposent (source).
La disponibilité illimitée des bots, leur fiabilité, ainsi que la collaboration optimisée entre vos équipes, boostent la satisfaction de vos clients. Par conséquent, vos collaborateurs consacrent leurs efforts sur des missions à plus forte valeur ajoutée. In fine, vous améliorez votre production.
Les applications concrètes de la BPA en fonction des secteurs professionnels
Dans l’industrie ou l’entreprenariat, la BPA optimise le suivi de la manufacture, de la comptabilité, des ressources humaines ou encore du service client. Cela concerne autant les petits entrepreneurs que les grandes sociétés internationales.
Dans la finance, l’utilisation d’un outil RPA dans certaines grandes banques améliore la relation client, mais également le traitement des dossiers. Ainsi, la banque norvégienne BN BANK parvient à traiter 126 000 dossiers en un an, pour un coût 100 fois moindre. La sécurité est assurée grâce au suivi des opérations et à l’analyse des risques.
En ce qui concerne les assurances, une étude Everest Group affirme que la BPA diminue de 50 % le coût de traitement d’une feuille maladie. Auparavant, lorsque les tâches répétitives étaient exécutées dans des pays à faible coût de main-d’œuvre, le gain n’était que de 28 %. (source).
3. Quel processus métier automatiser pour réduire vos coûts opérationnels ?
Pour gagner du temps et augmenter votre production, nous vous recommandons d’adopter l’automatisation des processus métier sur des secteurs précis. Ces secteurs partagent un point commun : ils génèrent une grande quantité de données qui doivent être conformes aux normes juridiques. Voici comment diminuer vos risques d’erreurs et vous recentrer sur la production de vos produits ou services avec une vraie valeur ajoutée.
Les Ressources Humaines : trouver de meilleurs collaborateurs
Lorsqu’il s’agit de recruter de nouveaux collaborateurs, votre équipe en RH se préoccupe uniquement de rédiger l’annonce pour le poste à pourvoir. Puis, les outils d’automatisation prennent le relais en la publiant sur des sites d’offres d’emploi. Ils centralisent les candidatures, sélectionnent celles qu’ils jugent les plus aptes avant de leur envoyer des e-mails de convocation. Ce mode de fonctionnement allié à l’IA est plutôt bien accueilli par plus de 50 % de candidats français selon une étude de Capterra (source).
Pour vos salariés déjà présents, les contrats de travail sont générés grâce aux renseignements automatiquement récoltés. L’onboarding (ou l’intégration des nouveaux salariés) est poussé jusqu’à son paroxysme grâce à la transmission des tâches à effectuer dans l’ordre pour les nouveaux venus. Pour les demandes de congés, laissez vos salariés saisir leurs vœux sur le logiciel et suivez le planning en temps réel.
La comptabilité : améliorer le suivi de vos finances
L’automatisation des processus comptables vous fait gagner un temps considérable dans le traitement des factures. La technologie OCR (Optical Character Recognition), déjà à l’œuvre pour la Gestion Électronique des Documents, analyse et extrait les données du format papier. Un workflow se charge de les relier avec le bon de commande correspondant, avant d’envoyer la facture numérisée au service comptable. L’argent de la prestation vous est versé grâce au rapprochement que propose le logiciel entre votre compte comptable 512 et votre compte bancaire (source).
À savoir : dans les registres comptables, le code 512 correspond au compte que l’entreprise détient dans un établissement bancaire. Il est valable pour tous les mouvements qui se trouvent sur votre relevé bancaire, autant les débits que les crédits.
En ce qui concerne la gestion de la paie, la BPA est apte à générer les fiches de salaires sans erreur, avant de verser l’argent aux employés. Vous éditez en quelques clics des rapports de paie autant que des déclarations de revenus pour vos employés. Les congés payés, les arrêts maladies ou les heures supplémentaires sont systématiquement recueillis (source).
La relation client : augmenter la satisfaction et la fidélisation de vos clients
Le Chatbot de service client est disponible à tout moment pour répondre aux premières demandes de vos abonnés. Les réponses sont instantanées et personnalisées, ce qui augmente leur satisfaction. De plus, les données recueillies dans les conversations peuvent enrichir votre CRM (Customer Relationship Management). Une étude de Gartner confirme que ces robots diminuent les coûts de ce service de 30 % (source).
Avec l’émergence de l’intelligence artificielle, le processus va plus loin avec le routage des demandes. En effet, cette dernière est capable de traiter les demandes en amont afin d’orienter le client vers le professionnel le plus qualifié.
La prudence est toujours de mise, malgré les exploits de la technologie. C’est pourquoi, bénéficiez de ce rappel sur les écueils à éviter dans la gestion de la relation client.
Les processus opérationnels : optimiser vos ressources humaines et matérielles
L’automatisation des tâches d’un projet est une alternative intéressante aux tableaux Kanban ou aux diagrammes de Gantt. Le logiciel attribue les tâches au collègue le plus qualifié et l’informe des échéances afin de rendre le travail dans les temps. Avec une équipe plus efficace, où chacun sait ce qu’il a à faire et avec quoi, votre productivité s’améliore considérablement.
Consultez nos autres conseils pour bien organiser votre gestion de tâches, grâce à une application sur mesure.
Les infrastructures informatiques : augmenter le potentiel de votre SaaS
La communication et la collaboration en temps réel de vos équipes sont la clé de votre rentabilité. En automatisant vos échanges sur votre solution SaaS (Software as a service), vous envoyez rapidement des écrits importants à vos collaborateurs. Il peut s’agir de rappels de projet, de comptes-rendus de réunions, d’e-mails, de mises à jour ou d’échanges avec les clients.
Si les infrastructures deviennent trop complexes, vous avez la possibilité d’automatiser la maintenance des systèmes. La configuration des logiciels s’effectue désormais sur plusieurs systèmes d’exploitation. Enfin, en passant rapidement du test à la production, vous augmentez la régularité et la fiabilité de vos livraisons.
La BPA vous permet de réduire vos coûts opérationnels en automatisant des processus qui traitent beaucoup de données et qui nécessitent de la collaboration. Nous vous recommandons de l’adopter pour les ressources humaines, la comptabilité, la relation client, vos processus opérationnels, ainsi que vos infrastructures informatiques. Non seulement vous diminuez le risque d’erreurs, mais vous pouvez vous recentrer sur vos activités à forte valeur ajoutée.
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