Petite ou grande entreprise, chacun cherche à améliorer sa productivité, réduire les tâches manuelles et mieux maîtriser ses coûts opérationnels. L’automatisation des processus métier répond précisément à cet objectif en utilisant des logiciels pour prendre en charge tout ou partie de processus répétitifs : traitement de commandes, validation de documents, gestion administrative, facturation, onboarding ou encore circulation de données entre plusieurs outils.
L’enjeu n’est toutefois pas d’automatiser toutes les tâches sans distinction. Il consiste d’abord à identifier les processus suffisamment répétitifs, structurés et chronophages pour que leur automatisation produise un gain mesurable.
Quelles sont les tâches sur lesquelles vous pouvez adopter la BPA pour réduire vos coûts opérationnels ?
1. Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier (BPA) ?
L’automatisation des processus métier (Business Process Automation, ou BPA) consiste à utiliser des logiciels pour automatiser des processus métier complexes et répétitifs. Ces processus peuvent concerner plusieurs services et faire intervenir différentes applications, données ou étapes de validation.
La BPA est étroitement liée à la gestion des processus métier (BPM, Business Process Management), mais les deux notions ne sont pas identiques. Le BPM vise à analyser, modéliser et améliorer les processus dans leur ensemble, tandis que la BPA permet d’automatiser certaines étapes ou certains processus identifiés comme pertinents. IBM présente notamment la BPA comme une stratégie permettant d’automatiser des processus couvrant plusieurs services et plusieurs systèmes informatiques (source).
Plusieurs approches peuvent être mobilisées dans une stratégie d’automatisation :
- La RPA (Robotic Process Automation) automatise principalement des tâches répétitives fondées sur des règles : copier des données, remplir des champs, transférer des informations ou déclencher des actions dans une interface. Les robots logiciels peuvent notamment reproduire certaines interactions utilisateur sans nécessiter systématiquement de modifier les applications existantes (source).
- La DPA (Digital Process Automation) vise davantage la numérisation et l’orchestration de processus comportant plusieurs étapes, acteurs, règles et échanges de données.
- L’IPA (Intelligent Process Automation) associe l’automatisation à des technologies d’intelligence artificielle ou de machine learning. Elle peut notamment intervenir lorsque les données sont moins structurées, lorsqu’une classification est nécessaire ou lorsqu’une décision doit s’appuyer sur des probabilités ou des modèles prédictifs. Ces systèmes nécessitent néanmoins un cadrage, des données adaptées, des règles de contrôle et une supervision humaine.
2. Quels sont les avantages de la BPA pour les entreprises ?
L’automatisation des processus métier peut contribuer à réduire les coûts opérationnels lorsqu’elle cible des tâches suffisamment fréquentes et standardisées.
Dans le domaine des opérations informatiques, Fortra indique par exemple que le personnel d’exploitation peut représenter une part importante des dépenses et présente la réduction des coûts, la productivité, la disponibilité, la fiabilité et les performances comme cinq bénéfices possibles de l’automatisation (source).
Les atouts généraux de l’automatisation des processus métier
La simplification et l’automatisation des tâches peuvent augmenter l’efficacité des équipes. Lorsque les règles sont correctement définies, elles réduisent les ressaisies et limitent certains risques d’erreurs manuelles. L’analyse des KPI (indicateurs clés de performance) permet ensuite de mesurer les résultats du processus et d’identifier les points à améliorer (source).
Certains traitements automatisés peuvent également fonctionner en dehors des horaires habituels de travail. Les collaborateurs disposent ainsi de davantage de temps pour des missions qui nécessitent une expertise, un arbitrage ou une relation humaine. Cette organisation peut contribuer à améliorer la qualité de service et la productivité.
In fine, une automatisation bien conçue peut participer à améliorer votre production sans pour autant supprimer la nécessité de contrôler les processus et les résultats.
Les applications concrètes de la BPA en fonction des secteurs professionnels
Dans l’industrie, les services ou les fonctions administratives, la BPA peut intervenir sur le suivi de production, la comptabilité, les ressources humaines, la gestion documentaire ou encore le service client.
Dans la finance et l’assurance, l’automatisation est notamment utilisée pour traiter des dossiers, contrôler certaines données, rapprocher des informations provenant de plusieurs systèmes ou déclencher des étapes de validation. Les gains dépendent toutefois du volume traité, de la qualité des données et du niveau de standardisation du processus.
L’intérêt principal ne réside donc pas dans l’automatisation pour elle-même, mais dans la capacité à supprimer des opérations manuelles répétitives tout en conservant les contrôles nécessaires.
3. Quel processus métier automatiser pour réduire vos coûts opérationnels ?
Pour gagner du temps et augmenter votre productivité, il est préférable de commencer par des processus clairement identifiés : tâches répétitives, règles relativement stables, volumes importants ou multiples ressaisies entre plusieurs outils.
Les processus impliquant beaucoup de données et plusieurs intervenants constituent souvent de bons candidats, à condition de vérifier leur conformité, leur fréquence et la valeur réelle de leur automatisation.
Les Ressources Humaines : automatiser l’administratif sans supprimer la décision humaine
Dans le recrutement, les outils peuvent automatiser la publication d’annonces, centraliser les candidatures, organiser les rendez-vous ou envoyer des notifications. Certaines solutions assistées par l’IA peuvent également aider à classer ou analyser les candidatures.
Ces usages doivent toutefois rester encadrés. Le recrutement concerne directement des personnes et la décision ne doit pas être abandonnée à un système automatisé sans contrôle humain. Une étude Capterra menée auprès de candidats français montre d’ailleurs que l’utilisation de l’IA est relativement bien acceptée, tout en soulignant l’importance de conserver la possibilité d’échanger avec un recruteur humain (source).
Pour les salariés déjà présents, la BPA peut faciliter certaines opérations administratives : génération de documents à partir de données validées, parcours d’onboarding, transmission de tâches, demandes de congés ou synchronisation avec le planning.
La comptabilité : améliorer le traitement et le contrôle des données
L’automatisation des processus comptables peut réduire le temps consacré à certaines opérations répétitives. La technologie OCR (Optical Character Recognition), déjà utilisée pour la Gestion Électronique des Documents, permet par exemple d’extraire des informations contenues dans des factures ou d’autres documents.
Un workflow peut ensuite rapprocher ces données d’une commande, transmettre le document à la personne chargée de le valider ou préparer les informations nécessaires à l’enregistrement comptable (source).
À savoir : dans le plan comptable français, le compte 512 correspond aux comptes bancaires de l’entreprise.
La gestion de la paie peut elle aussi comporter des étapes automatisées : collecte des variables, calculs, génération de documents ou préparation des virements. Ces opérations restent néanmoins dépendantes du paramétrage du logiciel, de la qualité des données et des contrôles réalisés par les personnes responsables de la paie (source).
La relation client : automatiser les demandes simples et mieux orienter les utilisateurs
Un chatbot de service client peut prendre en charge certaines demandes courantes, fournir immédiatement une information ou collecter les éléments nécessaires avant l’intervention d’un conseiller.
Les informations recueillies peuvent également enrichir votre CRM (Customer Relationship Management) et faciliter le suivi des échanges.
Avec l’intelligence artificielle, le processus peut aller plus loin grâce au routage des demandes : analyser le sujet, identifier le niveau de priorité et diriger la demande vers le service ou la personne appropriée.
L’automatisation doit cependant prévoir une possibilité d’escalade vers un interlocuteur humain lorsque la demande est complexe ou sensible.
Pour approfondir ce sujet, retrouvez également les écueils à éviter dans la gestion de la relation client.
Les processus opérationnels : automatiser les actions autour du planning
La BPA ne remplace pas les tableaux Kanban ou les diagrammes de Gantt. Elle peut en revanche automatiser certaines actions liées au processus : création d’une tâche lorsqu’un événement se produit, attribution selon des règles, notifications, changement de statut, relances ou génération de documents.
Lorsqu’un processus comporte plusieurs validations ou intervenants, un workflow automatisé évite que chaque étape dépende d’un email ou d’une intervention manuelle.
Consultez nos autres conseils pour bien organiser votre gestion de tâches.
Les infrastructures informatiques : automatiser les opérations récurrentes
L’automatisation peut également concerner les opérations informatiques : déploiement, supervision, sauvegardes, traitements planifiés, mise à jour de configurations ou déclenchement d’alertes.
Dans une solution SaaS (Software as a Service), ces automatisations peuvent notamment faciliter l’exploitation du service, les échanges entre applications et la circulation des informations entre les différents composants du système.
Lorsque plusieurs logiciels doivent échanger des données, l’automatisation peut s’appuyer sur des API ou des interconnexions afin d’éviter les ressaisies et de conserver des informations cohérentes entre les différents outils.
La BPA permet donc de réduire certains coûts opérationnels en automatisant des processus répétitifs, structurés et suffisamment fréquents. L’objectif n’est pas de supprimer systématiquement l’intervention humaine, mais de réserver celle-ci aux étapes qui nécessitent expertise, contrôle ou décision.
Avant d’automatiser un processus, il faut donc vérifier :
- la fréquence et le volume des opérations ;
- les règles et exceptions existantes ;
- les données nécessaires ;
- les applications à connecter ;
- les utilisateurs concernés ;
- les gains attendus et les indicateurs permettant de les mesurer.
Lorsque les outils standards ne permettent pas de reproduire correctement vos processus, une application métier sur mesure peut intégrer directement les workflows, règles de gestion, automatisations et interconnexions nécessaires à votre organisation.
Idéematic peut intervenir dès le cadrage du projet logiciel afin d’identifier les processus à automatiser, les utilisateurs, les données et les applications à connecter, puis concevoir si nécessaire un logiciel sur mesure adapté à votre fonctionnement.