Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

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Laurence Georges Par Laurence Georges
31 juillet 2019
comment choisir son logiciel pour gérer ses projets

Vous êtes convaincu des bénéfices que peut apporter un logiciel de gestion de projet sur votre activité et votre productivité. De nombreuses solutions apparaissent chaque année. Le choix de votre outil adapté peut donc s’avérer difficile.

Avant de vous décider, il est nécessaire de se poser les bonnes questions. Quels sont vos besoins ? Quels sont les types de projets et tâches que vous conduisez au quotidien ? Combien de personnes y travaillent simultanément et quel est votre budget ?

De quelles fonctionnalités ai-je besoin ?

Une solution adaptée

Les programmes informatiques de gestion de projet proposent tous un tronc commun de fonctionnalités. Mais certains présentent des options supplémentaires.

Ne choisissez pas une version offrant le plus de capacités possible pour le prix le plus bas. Il est judicieux de définir ce dont vous avez besoin et de vous tourner vers celui qui répondra de manière ciblée à vos attentes. Optez pour une solution d’administration de projet plaisante et sur-mesure. Elle sera moins complexe à prendre en main et vos collaborateurs l’utiliseront plus facilement.

Selon le nombre de projets à traiter simultanément, leur type et la taille de vos équipes, vous pourrez vous décider pour des logiciels différents, gratuits, sur abonnement ou en open source.

Quoi qu’il en soit, ne voyez pas trop gros, voyez juste.

La planification et le suivi de de votre portefeuille de projets

Il s’agit des capacités de base d’un programme de gestion de projet.

Après avoir identifié les étapes et tâches de votre projet, vous pouvez grâce à cet outil complet, définir et organiser sa faisabilité dans le temps avec un planning intelligent. Il va vous permettre de découper votre projet en phases, d’y intégrer des jalons et les différents intervenants, d’attribuer les tâches à chaque équipe, de contrôler les dépendances entre elles, d’estimer le matériel disponible, les échéances à respecter, etc.

Dès lors, vous pouvez facilement suivre l’évolution de votre projet, visualiser les retards, répartir en temps réel la charge de travail au sein de vos équipes en fonction de l’avancement des missions, etc.

Pour avoir en un coup d’œil une idée de la progression des travaux et de la répartition des tâches, les software proposent des diagrammes de Gantt ou un système de Kanban.

Ces possibilités de base sont indispensables et répondent aux besoins de tous les utilisateurs, que ce soit une petite entreprise, une moyenne ou une grande.

Cependant, les dispositifs ne présentant pas de capacités supplémentaires sont surtout adaptés à des projets personnels ou à des structures et équipes de petites tailles et un nombre réduit d’utilisateurs. Les missions gérées sont relativement simples. Ces dispositifs sont souvent gratuits ou très peu chers.

Un outil collaboratif complet

Un programme de gestion de portefeuille de projets peut être de type collaboratif. Il facilite et favorise alors le travail en équipe. Une plateforme unique accessible à tous les collaborateurs centralise toutes les informations relatives au projet. Elle permet de partager et stocker les documents, offre des solutions d’échanges instantanés online tels que les commentaires, ou un chat, mais aussi des alertes et notifications, des partages de connaissances avec un forum et des wikis, etc.

Cette plateforme peut être également ouverte vers l’extérieur. Prestataires et clients peuvent disposer alors d’un accès sécurisé à des informations utiles en temps réel et échanger avec les équipes.

Les options plus avancées

Certaines applications de gestion de portefeuille de projets intègrent des capacités plus spécifiques. Ils répondent à des besoins plus complexes et impliquent souvent un grand nombre de collaborateurs. Voici quelques options possibles :

  • gestion des ressources, du budget et des stocks
  • gestion de la relation client
  • reporting
  • téléphonie
  • RH

Un dispositif intégrant les outils existants

Vos équipes ont l’habitude de travailler au quotidien avec certains outils (messagerie, ERP, CRM). Le logiciel de gestion de projet peut s’intégrer au système d’information existant et aux applications métiers en production. En mode SaaS, ce sera grâce à des APIs.

Quelle méthode de travail utilisez-vous ?

Votre logiciel de gestion de portefeuille de projets doit correspondre à vos méthodes de travail. De nombreuses solutions sont conçues par exemple selon la méthode Agile, très utilisée en France. Souple, collaborative, transversale, elle place les besoins du client au centre des priorités d’un projet. Celui-ci progresse par étape. Elle se démarque ainsi de la technique classique cloisonnée fonctionnant en cascade.

Un logiciel de gestion de projet en version locale ou sur le cloud ?

Il existe deux manières de s’équiper.

« On premise » ou en local

Vous achetez un programme informatique d’administration de projets qui se situe physiquement dans vos locaux. Il est installé sur les serveurs de votre entreprise ou sur votre ordinateur. Licences, mises à jour, maintenance sont à votre charge. Cette solution est souvent plus coûteuse que la version suivante. Mais, elle a l’avantage de ne pas nécessiter de connexion internet pour fonctionner.

En SaaS ou sur le cloud

Vous pouvez également disposer d’une application en mode SaaS, sur le nuage. Elle est hébergée sur des serveurs extérieurs appartenant à des fournisseurs cloud. Vous avez accès à vos outils en ligne de partout et depuis tous supports à partir d’un simple navigateur et d’une connexion Internet. Ils sont gratuits ou disponibles sur abonnement mensuel ou annuel. Vous payez en fonction de vos besoins.

Les mises à jour sont faites par le prestataire. Les coûts de maintenance et d’achat de matériel informatique sont réduits. Par ailleurs, de plus en plus d’éditeurs proposent un accès hors ligne au programme de direction de projet.

Choisir une option freemium, payante, sur abonnement, open source ?

Vous trouverez sur le marché des programmes de conduite de projets freemium qui disposent parfois de moyens limités. Une version payante pourra être plus performante et sur mesure. La plupart du temps, vous aurez à souscrire à un abonnement annuel ou au mois. Par ailleurs, un dispositif en open source permet à vos développeurs de l’adapter parfaitement aux besoins spécifiques de votre organisation.

Votre logiciel est-il sur ?

Afin de sécuriser les informations relatives à vos projets et à vos clients, veillez à vous assurer que le software de conduite de projet vous offre les garanties solides en matière de confidentialité, protection et intégrité de vos données.

Il doit respecter les règles du RGPD : Hébergement sur le territoire français, en cloud privé ou « On premise », chiffrement des datas, dispositif de sécurisation des serveurs, etc. Vous devez prendre en considération ces critères avant de faire votre choix.

Certaines versions gratuites de solutions SaaS de conduite de projets ne présentent pas les mêmes garanties que celles qui sont payantes.

Tester son futur logiciel

Il est important que vous puissiez tester en profondeur votre futur programme de gestion de projet. La période d’essai doit être suffisamment longue pour l’appréhender. Profitez-en pour aborder de nombreuses questions. L’interface est-elle intuitive ? Les fonctionnalités sont-elles adaptées à la gestion de projet au quotidien ? Les équipes sont-elles satisfaites et savent-t-elles l’utiliser ?

Le programme informatique de gestion de projet ne doit pas être un cadre rigide. Il doit épouser votre méthode de travail et répondre aux besoins de votre organisation. Une solution idéale existe pour toutes les configurations. Pour que son déploiement soit une réussite, il est cependant nécessaire d’accompagner le changement. Afin d’être sûr de faire le bon choix, vous pouvez faire appel à des spécialistes.

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