Les courriers administratifs, les réservations, les procédures d’embauche, les réclamations clients, les courriers entrants, sortants… Une montagne de papiers encombre les bureaux de votre entreprise.
Avez-vous pensé à une GED ? Mais qu’est-ce donc? C’est un outil de gestion électronique de vos documents.
Comment pouvez-vous vous équiper d’une telle solution? Vers qui pouvez-vous vous tourner? Quels sont ses avantages ?
1) Une solution pratique et fiable
Une solution de GED vous permet de dématérialiser tous vos documents. L’idée est d’aller vers un zéro papier. Ceci est plutôt une bonne chose en matière d’écologie mais aussi en matière d’économie pour votre entreprise.
Tous ce qui est écrit, entre ou sort de votre entreprise pourra être stocké à un seul endroit et y être consulté et partagé par tous vos collaborateurs en toute sécurité.
C’est un outil idéal de travail collaboratif. Il est simple d’utilisation et convivial. Vous n’allez plus chercher partout tel document, telle version auprès de tel collègue. Tout y sera classé, disponible, mis à jour et sauvegardé. Un outil de recherche vous permettra de trouver vos documents plus facilement. Un grand gain de temps! Vos ressources seront optimisées et gagneront en réactivité.
Votre espace sera de plus personnalisable. Vous pourrez organiser et classer vos documents selon vos paramètres et en fonction de vos besoins.
Plus aucune perte de documents possible. Une sauvegarde en temps réel se fera sur le serveur où est hébergée la solution.
Par ailleurs, vous pouvez recevoir des notifications sur votre messagerie quand un document est modifié ou une annotation est faite etc.. Votre interface peut aussi être multi-langues.
Bref, plein d’options s’offrent à vous. Elles peuvent être nombreuses, complexes ou plus simples. Tout dépendra de vos besoins.
Vous pourrez exploiter votre GED au sein de votre entreprise mais également avec vos prestataires, de manière sécurisée bien sur.
2) Comment vous équiper?
Vous pourrez utiliser votre GED en installant un logiciel ou via votre navigateur web par une application web.
Cette dernière solution est très pratique car elle ne nécessite pas l’installation d’un logiciel souvent très coûteux et peu flexible. Si vous voulez connaître tous les avantages des applications web en général rendez-vous sur:
https://www.ideematic.com/actualites/2015/11/pourquoi-une-application-metier-est-elle-mieux-qu-un-progiciel/
Concernant votre GED, les personnes autorisées s’y connecteront grâce à un login et un mot de passe sur leur navigateur web.
Votre GED pourra être intégrée à un intranet et/ou un extranet.
Sur un intranet, tous vos collaborateurs au sein de votre entreprise y auront accès. Mais qu’est-ce qu’un intranet? C’est un réseau privé d’une entreprise, un ensemble de services internet mais limité à cet endroit. Il n’est pas visible par d’autres utilisateurs que ceux de l’entreprise.
A la base, un intranet avait une fonction très limitée au sein des sociétés : mot du président, voeux.. Désormais, cet espace est de plus en plus multifonctionnel. Il permet de centraliser les informations et de décloisonner les services. Tous vos collaborateurs ont accès à la même information au même endroit.
Avec une GED vous aurez un espace documentaire référentiel et tout le fondement de la connaissance de l’entreprise au même endroit. Ce sera l’outil idéal pour le travail entre collaborateurs.
Sur un extranet, vous pourrez ouvrir l’espace de travail de votre GED à des personnes extérieures à votre entreprise, à des prestataires par exemple. Le principe de l’extranet est en effet d’ouvrir votre réseau interne vers l’extérieur mais de manière filtrée, sécurisée.
L’utilisation au quotidien de votre GED vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’énergie.
L’agence Idéematic vous propose ses services pour vous créer un tel outil qui vous facilitera la gestion de vos tâches au quotidien. Elle a déjà équipé de nombreuses sociétés comme par exemple La plateforme patrimoniale.
Ajouter un commentaire