Répartition des tâches, planification, suivi de l’avancement, partage de documents, communication entre les équipes… la gestion de projet repose autant sur une bonne organisation que sur des outils adaptés.
Depuis la première publication de cet article, le marché a profondément évolué. Certaines solutions ont disparu, d’autres se sont enrichies et les outils de gestion de projet couvrent désormais des besoins très différents : simple gestion des tâches, planification, travail collaboratif, suivi de projets complexes, reporting ou encore intégration avec le système d’information de l’entreprise.
Voici une sélection de logiciels de gestion de projet et d’outils collaboratifs toujours disponibles, avec leurs principales caractéristiques.
Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?
Avant de comparer les solutions, il est utile de définir précisément ce que vous attendez de l’outil.
Selon votre organisation, les critères peuvent notamment porter sur :
- la gestion des tâches, responsables et échéances ;
- la planification des projets et des ressources ;
- les vues calendrier, Kanban, chronologie ou diagramme de Gantt ;
- le partage de fichiers et la collaboration entre utilisateurs ;
- la gestion des droits et des différents profils ;
- les tableaux de bord et le reporting ;
- les automatisations ;
- les connexions avec votre CRM, ERP, messagerie ou autres applications ;
- la capacité de l’outil à s’adapter à vos processus métier.
Le meilleur choix ne sera donc pas nécessairement le logiciel proposant le plus de fonctionnalités, mais celui qui correspond le mieux à la manière dont vos équipes travaillent réellement.
Les principaux logiciels de gestion de projet et outils collaboratifs
Asana
Asana est une plateforme de gestion du travail permettant d’organiser des tâches et des projets, de répartir les responsabilités et de suivre leur avancement.
Elle convient notamment aux équipes qui souhaitent centraliser leurs projets dans un même environnement et disposer de différentes vues pour organiser leur activité.
Site officiel : Asana
Trello
Trello repose principalement sur une organisation visuelle sous forme de tableaux, de listes et de cartes. Son fonctionnement inspiré du Kanban permet de représenter simplement les différentes étapes d’un projet et de déplacer les tâches au fur et à mesure de leur avancement.
Cette approche convient particulièrement bien aux équipes recherchant un outil simple et visuel.
Site officiel : Trello
Bitrix24
Bitrix24 va au-delà de la seule gestion de projet. La plateforme rassemble notamment des fonctions de gestion des tâches, de collaboration, de communication et de CRM.
Elle peut ainsi convenir aux entreprises qui souhaitent regrouper plusieurs fonctions dans un même environnement plutôt que multiplier les outils.
Site officiel : Bitrix24
Bubble Plan
Bubble Plan est un logiciel français de gestion et de planification de projet qui privilégie une représentation graphique des plannings.
Il permet notamment de structurer les étapes d’un projet, de visualiser son calendrier et de suivre son évolution à travers différentes vues.
Site officiel : Bubble Plan
Zoho Projects
Zoho Projects est la solution de gestion de projet proposée dans l’écosystème Zoho. Elle permet d’organiser les tâches, de planifier les projets et de centraliser les échanges entre collaborateurs.
Elle présente notamment un intérêt pour les entreprises utilisant déjà d’autres applications Zoho et souhaitant les faire fonctionner dans un environnement commun.
Site officiel : Zoho Projects
Basecamp
Basecamp fait partie des solutions historiques de gestion collaborative de projet. Son approche consiste à centraliser dans un même espace les tâches, discussions, documents et informations nécessaires au suivi d’un projet.
La plateforme met notamment l’accent sur la simplicité d’utilisation et la centralisation des échanges.
Site officiel : Basecamp
Redmine
Redmine est une solution Open Source de gestion de projet particulièrement utilisée dans les environnements techniques et informatiques.
Elle permet de gérer plusieurs projets, les tâches et demandes associées, les droits utilisateurs, les feuilles de route, les documents ou encore la documentation sous forme de wiki.
Son caractère Open Source permet également de l’adapter et de développer des fonctionnalités complémentaires lorsque les besoins l’exigent.
Nous lui avons consacré un article détaillé : Redmine, logiciel de gestion de projet en entreprise.
Site officiel : Redmine
Wrike
Wrike est une plateforme de gestion du travail et des projets destinée aux équipes qui souhaitent planifier leurs activités, suivre les tâches et disposer de tableaux de bord permettant de visualiser l’avancement des projets.
Elle propose différentes représentations du travail et peut être utilisée par plusieurs services d’une même organisation.
Site officiel : Wrike
Jira
Jira, développé par Atlassian, est particulièrement présent dans les équipes de développement logiciel mais peut également être utilisé pour d’autres types de projets.
La plateforme permet de structurer des processus de travail, de suivre les tâches et demandes et d’organiser les projets à travers différents tableaux et workflows.
Site officiel : Jira
Wimi
Wimi est une suite collaborative française qui rassemble plusieurs fonctions nécessaires au travail en équipe : espaces de travail partagés, gestion des tâches, documents, échanges et collaboration.
Elle s’adresse notamment aux organisations qui souhaitent réunir projet, communication et partage d’informations dans une même plateforme.
Site officiel : Wimi
Smartsheet
Smartsheet adopte une approche de la gestion du travail inspirée du tableur tout en y ajoutant des fonctions de planification, de collaboration, d’automatisation et de suivi.
Cette organisation peut être intéressante pour les équipes habituées à travailler avec des tableaux mais qui ont besoin d’aller plus loin qu’un simple fichier partagé.
Site officiel : Smartsheet
Quel type de logiciel choisir selon vos besoins ?
Les outils de gestion de projet ne répondent pas tous aux mêmes usages.
Pour une organisation essentiellement visuelle de tâches et de projets, des solutions comme Trello ou Bubble Plan peuvent suffire.
Lorsque plusieurs équipes doivent partager des projets, des responsabilités, des échéances et des indicateurs, des plateformes telles qu’Asana, Wrike ou Smartsheet offrent une approche plus structurée.
Pour les équipes techniques et les projets logiciels, Jira et Redmine permettent de gérer des workflows plus détaillés et des processus adaptés au développement.
Enfin, des plateformes comme Bitrix24, Wimi ou Basecamp cherchent davantage à réunir gestion de projet et collaboration dans un environnement commun.
Les fonctionnalités et les offres commerciales de ces services évoluant régulièrement, il est préférable de vérifier directement auprès de chaque éditeur les formules disponibles au moment de votre choix.
Quand un logiciel de gestion standard atteint-il ses limites ?
Un logiciel existant est souvent la meilleure réponse lorsque vos méthodes de travail correspondent à ce qu’il a été conçu pour gérer.
La situation devient différente lorsque votre organisation doit en permanence contourner l’outil.
Cela peut notamment être le cas lorsque :
- vos projets suivent des étapes ou des circuits de validation spécifiques ;
- plusieurs profils utilisateurs disposent de rôles et de droits différents ;
- vos règles métier sont difficiles à reproduire dans un logiciel standard ;
- les mêmes informations doivent être ressaisies dans plusieurs applications ;
- votre outil de gestion doit communiquer avec un CRM, un ERP ou d’autres services ;
- vous multipliez les tableurs, emails et applications pour compenser les limites du logiciel principal.
Dans ce type de situation, la conception d’une application métier sur mesure peut devenir pertinente.
L’objectif n’est alors plus d’adapter votre organisation à un logiciel existant, mais de concevoir un outil autour de vos processus, de vos utilisateurs et de votre système d’information.
Du choix d’un outil au développement d’une solution sur mesure
Le développement spécifique n’est pas systématiquement la meilleure réponse. Une solution existante reste pertinente lorsqu’elle couvre correctement les besoins de l’entreprise.
En revanche, lorsque les processus métier constituent une véritable spécificité de l’organisation, un logiciel sur mesure permet de concevoir les fonctionnalités, les workflows, les interfaces et les interconnexions réellement nécessaires.
Avant de développer, cette décision doit être structurée. Le cadrage du projet logiciel permet notamment d’analyser les usages existants, les utilisateurs, les données, les outils à connecter et les fonctionnalités prioritaires.