Quel est le prix pour un logiciel de gestion ?

Le prix d’un logiciel de gestion est très variable. Il va de 0 € à plus de 10 000 € selon le modèle sélectionné, les fonctionnalités disponibles et le choix fait entre une version en SaaS ou installée en local.

Facturation, suivi commercial, de l’activité, des projets, des stocks, traitement des paies, comptabilité, etc. Avant d’en adopter un, il est ainsi indispensable de déterminer les besoins de son entreprise, la méthodologie de travail pratiquée par les équipes, le nombre de personnes qui vont l’utiliser, etc.

Gratuit ou sur abonnement, avec ou sans licence, quels sont les prix et les coûts cachés que peuvent présenter certains dispositifs ?

Quel logiciel de gestion choisir ?

Gratuits ou payants. Quelles sont les différentes caractéristiques de ces dispositifs ?

L’alternative gratuite

Il en existe plusieurs types :

• Le freemium est une version gratuite d’un logiciel proposant des capacités limitées. Une grande partie des dispositifs en ligne (mais aussi en local) la met en avant. Après une simple inscription, vous pouvez vous faire une idée de son fonctionnement. Cependant, vous vous rendrez vite compte que vous n’avez pas accès à tout son potentiel. Pour cela, il faut opter pour une version premium payante.
• La version gratuite peut être libre. Dans ce cas, vous pouvez télécharger l’application gratuitement, la modifier, la copier, etc. Elle est en général conçue et gérée par une communauté de bénévoles et n’appartient à aucun fournisseur ou distributeur. Redmine, qui est un des logiciels de gestion Open Source les plus populaires, en est une. Ultra-personnalisable, facile d’utilisation, elle séduit de nombreux professionnels.

Mais, l’application gratuite peut être également la propriété d’une organisation. Dans ce cas, vous ne pouvez ni la modifier, ni la copier ou la redistribuer.

La version payante

L’application sur le Cloud sur abonnement.

Vous payez mensuellement pour l’utilisation d’un service. En effet, le logiciel en ligne en mode SaaS ne vous appartient pas. Réalisation de factures, de devis, comptabilité, suivi commercial, traitement des paies, etc. En général, différents tarifs sont proposés selon les fonctionnalités dont vous avez besoin et le nombre de personnes qui vont l’exploiter.

Pour aller plus loin : Le Cloud computing, comment ça marche ?

Un dispositif « on Premise »

Vous pouvez aussi installer votre logiciel localement sur les ordinateurs ou le serveur de votre société. Ce choix est fait la plupart du temps par les grandes entreprises, car les coûts d’installation, de formation, de maintenance, etc. sont plus élevés et répondent à un nombre large d’utilisateurs.

La face cachée des logiciels de gestion gratuits

Si vous optez pour un logiciel gratuit, il faut noter que certains présentent des limites qui peuvent engendrer des frais supplémentaires. Il est important d’en tenir compte avant de se décider.

Une personnalisation limitée

Un logiciel gratuit ne peut pas être conçu sur mesure. Il ne s’adapte pas parfaitement aux attentes spécifiques du client. Celui-ci doit composer avec les possibilités mises à sa disposition.

Néanmoins, il est envisageable d’ajouter des options supplémentaires répondant à des exigences particulières sur un logiciel Open Source comme Redmine. Mais pour cela, une personne en interne doit avoir des compétences ou vous devez faire appel aux services d’une agence qui les développera.

De plus, les dispositifs gratuits ne prennent souvent en charge qu’une seule méthodologie de travail. Si vous combinez Agile, Scrum ou Prince 2, il est nécessaire de jongler avec des solutions distinctes.

Un outil peu évolutif

Vos équipes peuvent s’agrandir, le portefeuille de clients croître, vos activités se diversifier, etc. La plupart des dispositifs gratuits évoluent difficilement à vos côtés. Le nombre de personnes autorisées à l’utiliser, la quantité de projets et la capacité de stockage restent limités.

Des dispositifs difficilement intégrables

Il est indispensable de pouvoir intégrer son logiciel de gestion aux autres dispositifs utilisés par les équipes. Ce n’est pas toujours le cas pour les versions gratuites.

Une sécurité limitée

Par ailleurs, la sécurité et la confidentialité apportées à vos données stockées et échangées ne sont pas les mêmes si vous utilisez un logiciel de gestion gratuit ou payant. Les garanties du fournisseur sont bien plus solides dans le cas d’une version payante.

Une formation et une assistance non compris

Un logiciel gratuit ne propose pas de prestations telles que la formation des équipes ou une assistance.

Des exemples de prix d’achat de logiciel de gestion

Une sélection de dispositifs gratuits

Les solutions de gestions gratuites sont plus ou moins complètes. Il en existe de très bonnes si vous ne devez pas équiper de grosses équipes (pour des petits groupes de travail) et ne travaillez pas sur trop de tâches différentes ou simultanément. Il y a Asana, Trello, Google Docs, Freedcamp, Zoho projects (jusqu’à 5 personnes autorisées et 2 projets), etc.

L’alternative payante

Les applications SaaS

Sur le Cloud, et donc sous forme d’abonnement mensuel, les offres sont très nombreuses.

Parmi elles, vous trouverez :

• Basecamp est proposé au tarif de 99 $/mois.
• Redmine est gratuit, mais doit être hébergé et installé sur un serveur. Il existe des offres d’hébergements mensuels dès 19,99 HT sur www.prodmine.com.
• Jira Core est accessible sous forme de forfait mensuel dès 10 $ jusqu’à 10 utilisateurs, puis 100 $ jusqu’à 20 personnes, 250 $ jusqu’à 50 personnes, etc.
• Wrike est adopté par plus de 18 000 organisations dans le monde, dont Amazon, Paypal etc. Vous pouvez avoir accès à tout son potentiel dès 9,80 $/mois/personne jusqu’à 15 personnes.
• Wimi est disponible sur abonnement mensuel dès 9 €/personne et 18 €/personne pour profiter du potentiel complet de l’application.

Les logiciels de gestion en local

Pour exploiter de telles solutions, il faut tout d’abord passer par l’achat de la licence, puis s’attendre à recevoir des factures pour les mises à jour et la maintenance régulière. L’investissement de départ est élevé contrairement à une application en SaaS.

Facturation, création de devis, comptabilité,traitement des paies et salaires,suivi commercial, mise à jour des bases de données, etc. Vous êtes convaincus par les bénéfices que va apporter un logiciel de gestion à votre entreprise. Avant de vous tourner vers une solution particulière, définissez vos besoins et envisagez les coûts globaux de son exploitation avec le temps. Votre instrument de travail doit être souple, évolutif et facile d’utilisation. Grâce à lui, vos équipes vont gagner en productivité.

Et si vous passiez par la création de votre logiciel de gestion ?