La transformation digitale pousse les entreprises à repenser leur manière d’accéder aux outils logiciels. Entre contraintes budgétaires, besoin de flexibilité et évolution rapide des usages, l’achat de licences logicielles n’est pas toujours la solution la plus adaptée.
C’est pourquoi la solution SaaS s’impose comme une alternative stratégique. En proposant un accès à des logiciels hébergés sur le cloud, disponibles par abonnement et régulièrement mis à jour, le SaaS permet aux entreprises de gagner en agilité tout en maîtrisant leurs coûts informatiques. Mais ce modèle est-il adapté à tous les besoins ? Quels sont ses avantages et ses limites ? Idéematic vous répond.
Qu’est-ce que la solution SaaS ?
La solution SaaS (Software as a Service) est un logiciel hébergé sur une infrastructure cloud et accessible via Internet, généralement par le biais d’un abonnement mensuel ou annuel. Contrairement aux logiciels traditionnels, elle ne nécessite aucune installation sur les serveurs internes de l’entreprise.
L’éditeur du logiciel se charge de l’hébergement, de la maintenance technique, des mises à jour et de la disponibilité du service. Mais la sécurité et la conformité restent une responsabilité partagée : l’entreprise cliente garde la main sur les identités, les droits d’accès, une partie des réglages et la gouvernance des données. Les utilisateurs accèdent à l’outil via un navigateur web ou une application dédiée, sans intervention technique de leur part. Ce modèle vise à assurer une continuité de service et permet aux entreprises de bénéficier rapidement des évolutions fonctionnelles du logiciel, en phase avec leurs besoins métiers.
Dans un modèle SaaS classique, l’abonnement est contracté directement avec l’éditeur du logiciel, sans recours obligatoire à un partenaire financier externe. Dans le cas contraire, on entre dans le cas d’un leasing de SaaS.
Vous souhaitez en savoir plus sur les différences entre un logiciel hébergé en interne et un logiciel qui reste externe ? Nous l’illustrons dans notre article qui compare le CRM cloud et le CRM on-premise (logiciel de gestion de relation client).
Pourquoi les entreprises optent-elles pour le SaaS ?
Le premier avantage du SaaS est financier. Contrairement à l’achat de licences perpétuelles et à l’investissement dans une infrastructure interne, le SaaS repose sur un modèle de dépenses opérationnelles (OPEX). Dans beaucoup de cas, le SaaS bascule une partie des dépenses vers des charges d’exploitation, mais l’arbitrage CAPEX/OPEX dépend du contrat et des couts d’implémentation. Les couts sont répartis dans le temps, ce qui permet d’éviter un investissement initial lourd.
Dans un exemple de comparaison serveurs on-prem vs IaaS, Sherweb présente un écart de cout important (dépendant des hypothèses du scénario) ; ce type d’exercice illustre surtout la logique TCO, mais ne suffit pas à conclure pour tous les SaaS.
Par conséquent, la trésorerie est moins impactée et des liquidités sont disponibles pour la gestion des actifs immatériels. Cette optimisation de la gestion financière est particulièrement recherchée par les TPE (Très Petites Entreprises) et les PME (Petites et Moyennes Entreprises).
Les solutions SaaS sont en général accessibles immédiatement après la création du compte. Elles peuvent cependant impliquer du temps de configuration, de prise en main et aussi du budget supplémentaire. Il existe donc des sociétés spécialisées dans l’intégration de logiciels afin d’optimiser leur déploiement au sein d’une entreprise cliente. Concernant les mises à jour et les maintenances, celles-ci sont prises en charge par l’éditeur. Les équipes internes peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur la gestion technique des outils informatiques.
Le SaaS permet d’ajuster facilement le nombre d’utilisateurs, les modules fonctionnels et les options activées. Cette flexibilité est idéale pour accompagner la croissance de l’entreprise, l’évolution des équipes ou les variations d’activité, sans remettre en cause l’ensemble du système d’information.
Comment sélectionner une solution SaaS adaptée à ses besoins ?
Avant de vous engager dans un contrat de SaaS, il est préférable de vérifier certains points concernant la solution souhaitée :
- Quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise en termes de logiciels ou de services ?
- Le logiciel SaaS intègre-t-il les fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser vos processus (marketing, ventes, développement) ?
- L’expérience utilisateur (UX) de cette solution est-elle optimale
- Le fournisseur répond-il aux garanties RGPD attendues (contrat de sous-traitance, mesures de sécurité, localisation/transferts, procédures d’exercice des droits, etc.) ?
- Quelle est la fiabilité du fournisseur, ainsi que son modèle économique ? Ses tarifs sont-ils adaptés au budget informatique de l’entreprise ? Son service client est-il réactif ? La maintenance et les mises à jour sont-elles régulières ?
- Les données peuvent-elles être exportées si vous décidez de changer de fournisseur ?
- La solution propose-t-elle une réversibilité ? Si oui : formats d’export, API, délais, couts
- SLA : quelles sont les garanties de disponibilité de l’application ? Quid du support ?
- Où sont hébergées les données ? (En France, dans l’Union européenne, à l’étranger…)
Il existe des logiciels SaaS pour tous les usages et secteurs de métier, comme par exemple (non exhaustif) :
- Pipedrive pour les CRM
- Factomos, Pennylane ou Indy pour les logiciels de facturation
- Techtime pour la gestion de chantier et d’interventions pour les artisans du Bâtiment
Vous craignez de ne pas avoir une checklist suffisamment exhaustive ? Vous vous posez d’autres questions sur les logiciels à la demande ? N’hésitez pas à prendre contact avec les chefs de projet de notre équipe projet.
Quels sont les risques et les limites du SaaS ?
Le SaaS offre l’accès à des logiciels performants pour un prix accessible, et peut contribuer à une meilleure compétitivité. Néanmoins, le recours à une telle solution présente quelques risques non négligeables.
Si l’abonnement permet de réduire l’investissement initial, le cumul des couts sur plusieurs années peut dépasser celui d’une licence perpétuelle. Il est donc essentiel d’évaluer la rentabilité du SaaS sur le long terme.
L’entreprise devient dépendante du fournisseur du logiciel. Une modification des conditions tarifaires, une évolution fonctionnelle non souhaitée ou des difficultés financières de l’éditeur peuvent impacter la continuité du service. Il est recommandé de vérifier les engagements contractuels, les clauses de réversibilité et les garanties de disponibilité.
Selon les produits, la personnalisation peut être limitée et obliger l’entreprise à adapter ses processus. De plus, certaines fonctionnalités peuvent ne pas répondre aux processus spécifiques de l’entreprise. Dans d’autres cas, les solutions évoluent trop peu et ne permettent pas de s’adapter aux nouveaux enjeux. Cela risque alors d’entraver sa compétitivité. Cette situation est difficilement tenable quand l’environnement numérique évolue rapidement à l’image de l’IA en entreprise. Les livres blancs et les avis d’experts publiés sur le cloud peuvent donner une bonne idée sur les performances du logiciel SaaS disponible à l’abonnement.
Enfin, la dépendance à un acteur tiers pose des défis en matière de sécurité. Il est primordial de vérifier le respect du contrat de SaaS par rapport à la règlementation en vigueur, comme le RGPD. Le fournisseur doit être en mesure d’appliquer des protocoles suffisamment robustes pour ne pas compromettre la confidentialité des données sensibles. Si c’est pertinent dans votre périmètre d’application, vous pouvez exiger des attestations/certifications (ex. ISO/IEC 27001 pour un SMSI ; ISO/IEC 27017 pour contrôles cloud)
Quel est le meilleur choix à faire si la solution SaaS atteint ses limites ?
Le SaaS représente une alternative attractive pour des petites entreprises ou des startups. Elles bénéficient d’un accès rapide des outils modernes à moindres frais et avec une maintenance externalisée. Toutefois, les frais d’abonnement peuvent, à long terme, se révéler supérieurs au cout d’un achat de licence et la dépendance au fournisseur est si forte qu’il est essentiel de vérifier ses conditions avant tout engagement.
Avec un développeur d’applications web comme Idéematic, vous bénéficiez d’une solution sur mesure, adaptée à vos besoins métiers et évolutive. Nous sommes conscients de vos contraintes financières et techniques : nous nous y adaptons et nous vous accompagnons sans renier la qualité de votre logiciel. Vous avez davantage de maitrise sur vos données. Nous nous occupons de la maintenance technique et de l’hébergement de l’application. Nous développons des solutions conformes aux exigences en termes de cybersécurité.
