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KS Groupe, un CRM sur mesure pour piloter les opportunités commerciales

Application web - Cadrage & conception

KS Groupe a confié à Idéematic la conception et le développement d’un CRM sur mesure destiné à structurer le suivi commercial de ses différentes filiales. L’objectif : disposer d’un logiciel métier commun pour centraliser les contacts, les clients et les opportunités, tout en respectant les processus, les niveaux d’accès et les spécificités propres à chaque entité du groupe.

Notre intervention a couvert la définition fonctionnelle, la modélisation des données et des droits, l’arborescence, les cas d’usage, les wireframes, la conception des interfaces, les choix techniques puis le développement de l’application.

Client
KS Groupe
Infos
Construction et immobilier
KS Groupe se présente actuellement comme un groupe indépendant de la construction et de l’immobilier, avec des expertises couvrant notamment construction, promotion immobilière, énergie, aménagement et ingénierie du bâtiment.
Unifier le suivi commercial

LE CONTEXTE

Unifier le suivi commercial d’un groupe multi-filiales

KS Groupe réunit plusieurs filiales et départements dont les activités, les organisations commerciales et les niveaux d’accès à l’information diffèrent. Les contacts peuvent provenir de canaux distincts selon les entités et une opportunité identifiée par une filiale peut également intéresser une autre société du groupe.

Le futur CRM devait donc créer un référentiel commun sans imposer un fonctionnement identique à tous. Il fallait permettre aux équipes de partager les informations utiles, d’identifier les opportunités transverses et de constituer une base de contacts qualifiée, tout en conservant les règles propres à chaque filiale.

Un autre enjeu concernait la qualité des données. Les entreprises devaient être identifiées de manière unique, notamment à partir de leur SIRET, afin de limiter les doublons et de faciliter le rattachement des contacts, intervenants et opportunités.

LES ENJEUX

Partager l’information sans perdre la maîtrise des droits d’accès

Dans un CRM utilisé à l’échelle d’un groupe, centraliser les données ne signifie pas que chaque utilisateur doit pouvoir accéder à l’ensemble des informations.

Le système a donc été pensé autour d’une gestion fine des rôles et des périmètres. Administrateurs, directions du groupe ou des filiales, direction commerciale, équipes commerciales et profils administratifs disposent de droits différents en lecture, en création, en modification, en attribution ou en partage.

Une opportunité peut elle-même être privée, limitée à une filiale ou devenir transverse lorsque plusieurs entités du groupe sont concernées. Cette logique permet de faire circuler l’information commerciale lorsque cela est pertinent, tout en protégeant les données qui doivent rester confidentielles.

À cette gestion des droits s’ajoute une exigence de traçabilité. Les principales modifications effectuées dans le CRM doivent être historisées afin de pouvoir identifier l’action réalisée, son auteur, sa date ainsi que les valeurs concernées avant et après modification.

Partager l'information
Transformer les règles métier de KS Groupe en architecture fonctionnelle

LE CADRAGE

Transformer les règles métier de KS Groupe en architecture fonctionnelle

Avant d’engager le développement, nous avons traduit le fonctionnement commercial du groupe en un modèle fonctionnel exploitable par l’application.

Le travail de cadrage a permis de définir les principales entités du CRM et leurs relations : contacts, clients, intervenants, opportunités, utilisateurs, activités, notes et jalons. Les besoins spécifiques à la promotion immobilière ont également conduit à modéliser des programmes, des bâtiments et des lots pouvant être reliés aux opportunités.

Nous avons ensuite détaillé les profils utilisateurs, les droits associés, l’arborescence de l’application, les scénarios d’utilisation et les fonctionnalités attendues. Les interfaces structurantes ont été matérialisées sous forme de wireframes afin de valider les parcours et les interactions avant leur développement.

Cette étape a permis de transformer un ensemble important de règles commerciales et organisationnelles en une architecture cohérente de données, de relations, de droits et de parcours utilisateurs.

LE CRM SUR MESURE

Construire un outil métier autour des usages du groupe

Le CRM a été conçu pour permettre aux équipes de travailler à partir d’un environnement commun, tout en adaptant les informations accessibles aux responsabilités de chaque utilisateur.

Il articule plusieurs fonctions complémentaires :

  • centralisation des contacts, clients, intervenants et opportunités ;
  • recherche multicritère, filtres avancés, recherches sauvegardées et personnalisation des colonnes ;
  • suivi des activités, rendez-vous, rappels, notes et pièces jointes ;
  • mentions d’utilisateurs et notifications pour faciliter la circulation de l’information ;
  • export des données sélectionnées au format Excel ;
  • personnalisation du tableau de bord avec des listes et indicateurs ;
  • visualisation géographique des opportunités sur une carte ;
  • import initial des données existantes depuis des fichiers CSV.

La saisie a également été pensée pour limiter les frictions. Lorsqu’un élément associé n’existe pas encore, l’utilisateur peut le créer depuis son parcours sans devoir interrompre sa tâche. Des services externes peuvent compléter automatiquement certaines informations, notamment à partir d’un numéro SIRET ou lors de la saisie d’une adresse.

Construire un outil métier autour des usages du groupe
Unifier le suivi commercial

LE SUIVI DES OPPORTUNITÉS

Donner une vision structurée du pipeline commercial

L’opportunité constitue l’un des éléments centraux du CRM. Son suivi devait correspondre aux réalités commerciales des différentes activités du groupe plutôt qu’à un pipeline standard imposé par un logiciel du marché.

Une opportunité peut être créée avant même que l’ensemble de ses acteurs soit connu. Elle peut ensuite évoluer à travers plusieurs états et jalons : création, décision de poursuivre ou non, phase d’étude, étapes intermédiaires puis issue finale ou temporaire, par exemple gagnée, perdue, reportée ou abandonnée.

Le CRM permet également d’associer un pourcentage de réussite à une opportunité et de suivre son chiffre d’affaires potentiel. Pour les projets s’étendant sur plusieurs exercices, ce montant peut être réparti dans le temps afin de disposer d’une lecture plus réaliste du potentiel commercial. Le montant attendu peut ensuite être comparé au chiffre d’affaires définitif.

Des mécanismes spécifiques répondent également aux métiers du groupe. Les opportunités liées à la promotion immobilière peuvent par exemple être rattachées à une organisation structurée en programmes, bâtiments et lots.

SÉCURITÉ ET INTÉGRATIONS

Inscrire le CRM dans l’environnement informatique de KS Groupe

Le CRM ne devait pas fonctionner comme un service isolé du système d’information existant.

L’authentification a ainsi été prévue à partir des comptes Microsoft 365 du groupe, complétée par une double authentification. Compte tenu de la sensibilité des informations commerciales manipulées, l’accès à l’application a également été conçu pour s’effectuer depuis l’environnement sécurisé de KS Groupe via son VPN.

Le logiciel doit par ailleurs échanger avec des services externes lorsque ceux-ci permettent de simplifier les usages. Une API de reconnaissance des SIRET permet notamment de préremplir les informations relatives aux entreprises, tandis qu’un service de recherche d’adresses facilite leur saisie.

Ces intégrations illustrent un principe important du projet : le CRM n’a pas été pensé comme un outil supplémentaire à gérer séparément, mais comme une application destinée à s’inscrire dans l’organisation et l’environnement technique existants.

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LE DÉVELOPPEMENT

Développer par cycles et valider progressivement la solution

Une fois le périmètre fonctionnel défini, le développement a été organisé selon une démarche itérative. Les fonctionnalités sont produites progressivement afin de pouvoir être présentées, testées et ajustées au cours du projet.

Le suivi prévu associe des points réguliers avec les équipes de KS Groupe à des phases de validation fonctionnelle. Notre équipe prévoyait avec le client une réunion hebdomadaire consacrée à l’avancement et une réunion mensuelle de validation portant sur les fonctionnalités, les tests et les éventuels ajustements.

La chaîne de développement s’appuie également sur un gestionnaire de versions Git et sur des tests unitaires exécutés avant la mise à disposition du code. Un système de suivi des exceptions complète ce dispositif afin de détecter les anomalies rencontrées par l’application.

Cette organisation permet de conserver un lien direct entre les règles métier définies lors du cadrage et leur réalisation effective dans le logiciel.

LES TECHNOLOGIES

Ruby on Rails et PostgreSQL au service du CRM

Le développement du CRM repose sur Ruby on Rails pour la partie applicative et sur PostgreSQL pour la gestion des données.

Autour de ce socle, plusieurs composants répondent à des besoins précis du projet : authentification Microsoft 365, double authentification, gestion des états, moteur de recherche, envoi d’emails transactionnels, traitement de tâches asynchrones et tests unitaires.

Le choix technique accompagne ainsi les exigences fonctionnelles du CRM : gérer un modèle de données riche, de nombreuses relations entre entités, des règles de droits, des historiques, des recherches complexes et des processus amenés à évoluer dans le temps.

Développeur
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Lorsque les solutions du marché ne correspondent pas à vos processus, à votre organisation ou à vos règles métier, Idéematic conçoit et développe des CRM sur mesure adaptés à votre fonctionnement. Nous intervenons depuis le cadrage et la modélisation des besoins jusqu’au développement, aux intégrations et à la mise en production de votre logiciel.

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