Comment organiser la collaboration de votre équipe avec une application web et mobile

Culture web
Laurence Georges Par Laurence Georges
02 octobre 2018
Structurer la collaboration d'une équipe avec une application en ligne

Le demande d’un de vos clients n’est pas prise en compte, un échéancier n’est pas tenu, des tâches se font en double au sein d’une même équipe… Toutes ces situations vous sont-elles familières ?
Il existe des outils de production très simples et performants pour éviter cet écueil : les applications web et mobiles. Elles optimisent le travail collaboratif et individuel et sont l’assurance d’un gain de productivité. Voici un tour d’horizon des bénéfices qu’elles apportent aux entreprises.

Comprendre l’intérêt des outils collaboratifs

Les emails clients, des partenaires et des collaborateurs distancés, les appels téléphoniques et les réunions se multiplient. Les employés sont submergés d’informations.
Pour rester productifs et optimiser le travail individuel et collectif, des solutions digitales simplifient l’organisation et le suivi des tâches ainsi que l’échange au sein des équipes. Ce sont les outils collaboratifs.
Accessibles à partir de n’importe quel terminal (tablette, ordinateur portable ou fixe, smartphone), ces applications web ou mobiles proposent un espace de travail en ligne offrant de nombreuses et utiles fonctionnalités :

  • Partage, stockage et centralisations des fichiers,
  • Assignation et planification des tâches,
  • Messagerie instantanée et vidéoconférence,
  • Gestion, et pilotage et suivi de projet,
  • Réseaux sociaux d’entreprise, etc.

Partagez, centralisez et stockez des informations en toute sécurité

Dans une équipe, il faut que les ressources soient disponibles de tous, de partout et en temps réel. Chaque collaborateur doit pouvoir être connecté aux fichiers et informations utiles à son travail et ceci où qu’il soit.
Une application web ou mobile centralise tout le nécessaire en ligne. L’ensemble des données est hébergé sur un serveur distant (Cloud Computing). Les équipes peuvent s’y connecter à partir de n’importe quel terminal et accèdent en un clic à ce qu’elles cherchent. Sur une interface commune, elles peuvent partager, consulter, annoter et modifier les fichiers. Il n’est plus possible de passer à côté de la dernière version d’un document. Ils sont synchronisés, leur sauvegarde est automatique et l’ensemble est sécurisé. Résultat : les boîtes mail ne sont plus saturées.

Communiquez plus simplement et en temps réel

Les outils collaboratifs intègrent des moyens de communiquer efficacement au sein des équipes :

  • Pour transmettre une information urgente ou poser une question à un collaborateur, la messagerie instantanée est idéale.
  • Certaines solutions y adjoignent des chatbots, des agents conversationnels qui analysent et peuvent répondre aux questions qui y sont posées.
  • La visioconférence est une autre fonctionnalité qui peut être très utile.
  • Une messagerie pour échanger entre collaborateurs via des groupes ou par messages privés est indispensable.

Plus besoin de passer d’un bureau à l’autre ou d’attendre la réponse à un mail qui se perd en route. Ces outils structurent le contexte d’échange et offrent aussi un précieux gain de temps. De plus, les informations sont archivées et l’indexation des échanges est automatique. Rien ne se perd (et tout se créé).

Centralisez tous vos échanges avec la plateforme Rocket Chat

Boostez la collaboration en équipe, gagnez un temps précieux et partagez l’essentiel !

Optimisez la gestion de projets

Un aspect qui reste très sensible dans une équipe est l’organisation et le suivi du travail de chacun.
Les outils collaboratifs permettent de planifier et piloter des projets à plusieurs. Ils rendent possible la priorisation et l’assignation des tâches aux bons collaborateurs et le suivi de l’avancement des projets. Ils sont devenus indispensables à une gestion de projets efficace.

  • La réalisation de tableaux de bord sur l’interface permet de gérer les missions de chacun et de les mettre à jour en temps réel. Des espaces de travail sont créés pour chaque projet et activité. Les retards sont visualisés.
  • L’organisation et la gestion des tâches peuvent être affichées sous forme de diagramme de Gantt.
  • Les agendas partagés en ligne offrent une vision globale sur les événements importants d‘un projet. Toute l’équipe peut avancer dans la même direction.
  • Le time tracking offre la possibilité de voir quelles tâches sont chronophages. Si le temps réel consacré à certaines est bien plus long que celui planifié, elles peuvent être réorganisées ou les équipes motivées !

Redmine, pour la gestion collaborative de vos projets en ligne.

Cette application web reste un outil très efficace pour le pilotage des équipes sur les projets clients.

Quel outil collaboratif choisir ?

Sur le web, de nombreuses solutions collaboratives sont disponibles. Avant de vous décider, il faut que vous déterminiez les principales fonctionnalités dont vous allez avoir besoin et le budget que vous pouvez lui allouer. L’idéal est d’impliquer les équipes dans le choix de l’application. Ce sont ses futurs utilisateurs et cela permettra de les préparer à la transition.

  • Avez-vous besoin d’intégrer à votre outil collaboratif des applications tierces que vous utilisez déjà (Mailchimp, Dropbox, etc.)?
  • Souhaitez-vous que votre outil puisse vous permettre de travailler sur des projets communs avec l’externe (partenaires, fournisseurs, etc.) ?
  • Misez-vous sur une excellente expérience utilisateur ? L’interface devra être ludique, intuitive.
Et si nous développions votre propre application ?

L’approche moderne de l’entreprise et de penser que c’est l’outil qui va s’adapter à vos besoins et non l’inverse.

Chez Idéematic, nous ne sommes pas simplement des ingénieurs qui développent vos applications, nous sommes aussi des ingénieurs pour penser avec vous votre application.

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