Comment organiser la collaboration de votre équipe avec une application web et mobile

L’échéancier d’un projet n’est pas tenu, des tâches se font en double au sein d’une même équipe, tous vos collaborateurs ne disposent pas de la nouvelle version d’une maquette… Ces situations vous sont-elles familières ?

Il existe un outil de pilotage très simple, complet et efficace pour éviter cet écueil : le logiciel de gestion de projets à plusieurs. Il facilite l’activité individuelle, mais il représente surtout une solution très performante pour travailler efficacement en groupe. Pourquoi ce dernier point est-il fondamental ? Quelles sont les possibilités qu’un tel dispositif peut proposer aux entreprises ?

Vers un nécessaire mode de gestion collaboratif

Pour rester compétitives, les organisations doivent plus que jamais faire preuve de souplesse et d’agilité. L’heure n’est plus au travail en silo, mais aux méthodes de management transversales et collaboratives. Afin de réaliser de manière collective leurs objectifs, les compétences de chacun sont mises à contribution et les modes de pilotage de projet sont devenus ouverts et fédératifs. Des logiciels communs de conduite de projet performants doivent constituer le support de cet échange. Ce sont les outils idéals pour motiver les synergies entre les employés.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ? Lire l’article dédié.

Comprendre l’intérêt de gérer des tâches à plusieurs

Emails de prestataires, appels téléphoniques de clients, réunions avec les collègues, etc. Les employés sont submergés d’information. Afin de conduire efficacement chaque projet, l’utilisation d’un logiciel commun à l’ensemble des collaborateurs simplifie l’organisation, le suivi des missions de chacun ainsi que l’échange au sein des équipes. Il permet d’optimiser leur productivité.

Pour se faire, une plateforme est accessible à tous tout au long de la réalisation d’un ou de plusieurs projets en simultané. Elle offre de nombreux services et fonctionnalités:

• Partage, stockage et centralisations des fichiers,
• Assignation et mise en place du planning des différents composants d’un projet,
• Messagerie instantanée et vidéoconférence,
• Organisation, pilotage et veille de projet,
• Réseaux sociaux d’entreprise, etc.

Optimisez la gestion de projets en commun

Dans une équipe, l’organisation et le contrôle de l’avancement des missions de chacun sur chaque projet sont des points très délicats.

Un outil utilisé par tous permet de planifier et piloter très efficacement des missions à plusieurs. Il facilite la priorisation et l’assignation des tâches aux bonnes personnes et le contrôle de l’exécution des projets. Son utilisation est devenue indispensable à une conduite de projets simple et sûre :

• La présence de tableaux de bord simplifie l’organisation et le suivi des missions de chacun et leur mise à jour en temps réel. Des espaces de travail complets sont créés pour chaque projet et activité. Les retards peuvent être visualisés.
• L’organisation et l’administration des tâches peuvent être affichées sous forme de diagramme de Gantt. Il s’agit d’un dispositif représentant visuellement chaque tâche d’un projet, leur progression, leur durée, etc.
• Les agendas partagés en ligne offrent une vision globale sur les événements importants d’un projet. Tous les collaborateurs peuvent avancer dans la même direction.
• La fonctionnalité « time tracking » révèle quelles tâches sont chronophages. Si le temps réel consacré à certaines est bien plus long que celui planifié, elles peuvent être réorganisées ou les collaborateurs motivés !

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Quel outil de gestion choisir ?

De nombreuses versions d’outils de gestion de projets à plusieurs sont disponibles. Elles peuvent être « On premise » (Office 365), en ligne (sur le cloud), gratuites (Trello, Zoho Projects, etc.) ou payantes, en Open Source (Redmine). Avant de vous décider, il faut que vous déterminiez les principales fonctionnalités dont vous allez avoir besoin et le prix que vous êtes prêts à payer. L’idéal est d’impliquer les équipes dans le choix de l’outil. Ce sont ses futurs utilisateurs et cela permettra de les préparer à la transition.
Voici des exemples de question à se poser :

• Pour réaliser leurs missions, est-il essentiel que vos employés soient connectés aux fichiers et informations en dehors de vos bureaux et sur tous supports ? Si oui, cela nécessite de vous tourner vers une application web et mobile hébergée sur un serveur distant (cloud computing).
• Aimeriez-vous intégrer à votre outil de gestion des applications tierces auxquelles vous avez déjà recours (Mailchimp, Dropbox, etc.) ?
• Souhaitez-vous que votre outil puisse vous permettre de collaborer avec des clients, partenaires ou fournisseurs sur des missions ?
• Misez-vous sur une excellente expérience utilisateur ? L’interface de votre logiciel devra être ludique, intuitive.

Redmine, pour la gestion collaborative de vos projets en ligne.

Cette application web reste un outil très efficace pour le pilotage des équipes sur les projets clients.

Pour rassembler ses collaborateurs autour d’une vision commune de l’entreprise et fédérer leurs compétences, un outil efficace de gestion partagé par tous est indispensable. Proposant de nombreuses possibilités et services, votre nouvelle solution va vous faire gagner en productivité dans la réalisation et le contrôle de vos projets. Qu’il soit gratuit, payant, sur le cloud, en version Open Source, ou sous forme de logiciel « On premise », un produit adapté à vos besoins existe. Il va vous permettre d’optimiser votre productivité.